毎日毎日、残業… 多く与えられた仕事に対して仕事をやっていられる時間が足りない!

そんなことは社会で働く多くの人間が感じていることだと思います。そしてみんなが、はやく自宅へ帰って家族との時間を多く確保したい。趣味の時間を増やしたいと思っています。そんな多忙なサラリーマンに向けて残業時間を減らす方法を2つに分けて紹介します。

 

1.出勤したらまずすること

pc&coffee

読者の皆さんは朝、会社に出勤して自分の職場についたらまずなにをしますか?

朝一メールフォルダを確認して、社内や取引先との情報を交換する。朝礼前までゆっくり机の上や職場を掃除する。今日までに提出しなければならない資料のチェックなど勤める会社、職場によって様々だと思います。

朝の少ない時間で与えられている仕事をしようとしている人は少なくないはずです。

でも出勤時間を今より30分早めて仕事を進めようなんてなかなかそんな気も起きません。

 

そこで、朝会社についてからわずか5分~10分でできる簡単なことをしましょう。

それはズバリその日やる仕事を納期と一緒にノートに書いてしまうことです。ノートでなくてもPCのメモアプリでも良いでしょう。

一般的にはToDoリストなどといいます。

簡単なことですが、これができていない人が結構います。

最初は、朝にそんな時間ない。ノートにやることを書かなくても頭で理解している等思うことはあります。

ですが考えてみてください。

残業時間が増える理由の一つとして、昼までは業務が順調に進んでいるのに夕方になるにつれ、その日の業務が1つ抜けていたり、余裕があるからといって休憩時間を長めに取ってしまったりしていませんか?

そんな思わないうちにロスしている時間を「ノートに今日やることを書き出す」これだけで無駄が減り効率よく作業を進めることができます。

 

既に効率よく仕事が行えている人は自分のスケジュール帳に予定を書き出し、タスク整理が出来ていると思います。考え方はそれと一緒です。

 

まずはやるべきことを見える化し、しっかり文字で理解することが大切なのです。

また、完了した仕事にはチェックや完了した日時などを書き込むと次の予定を立てるときに便利です。

 

business

 

書き方は簡単です。

ノートの右はじから3マスくらいのところに縦にラインを引きます。

そこには日付を書くようにします。

そして左はじを5マスくらい空けてそこにもラインを引きます。

そこには終了した印(チェックや○)をつけるためや作業者の名前、時間等を書くようにします。

真ん中の一番広いところに今日やるべき仕事やその納期(期日)を書きます。細かい予定は多少大まかでも構いません。大切なのはやるべきことを見える化することです。

これは例ですので書き方はあなたのやりやすい、見やすい書き方でやりましょう。

日付、やること、チェックの最低3つ書いておけば大丈夫です。

 

このようにノートに写すことでやることに詰まっていしまったときノートを開いて確認すればどの仕事が終了していて、どれが残ってしまっているか一目瞭然です。その分次の仕事に移る時間も短縮されていきます。

最初はノートに書く作業が面倒だと思いますが慣れて習慣となれば10分かかりません。ずか5分でできます。ToDoリストを整理する時間は決して無駄な時間などではなく、むしろとても重要な時間なのです。

ノートをチェックするだけで、上司に仕事の進捗状況を聞かれてもすぐに答えることができます。出勤後直ぐに今日やるべき事をノートにリストアップし、さらにそのノートを職場全体で共有すればもっと効率が良くなりますよ。

 

2.職場全体の仕事を共有する

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2つ目です。これは上の記事でも紹介したノートを使えば簡単なことです。どうしても1日の仕事が多くて終わらない!そんな時には自分の仕事を職場で共有して手伝ってもらいましょう。

そんな甘いことできないよって思うかもしれません。ですが仕事が結局終わらず中途半端なまま納期を迎えるなんて最悪の結末は職場にも迷惑がかかります。そのほうがよっぽど迷惑ですよね。

 

納期までに提出できるように残業をするんだ!なんて思うかもしれません。ですがこの記事の目的は残業時間自体を減らし、無くすことです。無駄な労働ほどつまらないものはありません。そのためにも多少無理なお願いでも仕事が終わらないときは同僚に頼んじゃいましょう。

ノートを使えば自分の残っている仕事がすぐわかります。なのでお願いするときもスムーズに会話できます。きっと辛いのはお願いするまでで、頼んでしまえばなんてことありません。ですが、職場全体が忙しい時や同僚も自分の仕事を抱えている場合は止めておきましょう。周りが混乱してしまいます。チームメンバーのタスク状況もすぐ見える状態にしておき、誰に仕事をお願いすればよいか常に分かる状態にしておくと良いですね。

 

タスクに比較的余裕がありそうな時には思い切って頼んでください。嫌な顔をされても残業しないで定時で退勤できればそのあとお酒を飲みに行ったり食事をしたりして更に同僚との絆が深まることでしょう。

 

このように残業時間を減らすには自身の努力が必要です。きっと残業時間が減る頃には周りからの信頼も得られて、早く帰宅し家族サービス。まさに一石二鳥です。まずは出勤後ノートに今日の予定を書く事。そしてそれをチェックして素早く次の業務に移ること。

これが重要なことです。そして仕事量が多かったら同僚に手伝ってもらいましょう。明日からあなたもノートを軸に仕事を回し、残業時間を減らしてください。

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