世の中は、どんどん便利になりますが、どうしてもデジタル化の中での生活においても、整理がとても大切になってきます。

特に、デスクトップが様々なファイルで画面いっぱいになっている人が、もしこのエントリーを読まれているなら、今日からすぐに始められる簡単な方法を実践することでスッキリしますので、即行動がオススメです。

整理して、ファイルもルール化されているのに、なかなか見つからなくて困ってる人も、整理方法にひと手間かけてみる必要がありますので、ぜひこのまま読み進めてみてくださいね。

 

フォルダの階層が深くないか見直しを

デスクトップ

ファイルは一定のルールで作っているつもりなのに、なぜか見つからない人は、フォルダの階層を見直してみましょう。

最近の検索能力はひと昔前に比べてとても進化しています。深く深く階層を作ったがために見つけづらいということがあります。ファイルに顧客名を入れずに、「日付+見積書」と作ってる場合は、なかなか見つからないはずです。

顧客のフォルダに入れているから顧客名は不要となると、ファイル自体が検索にかかりません。もちろん、検索条件を詳細にしたり、時間をかけると見つかりますが、パッと見つかることは難しいです。

 

フォルダは3階層以上深くしない

ホワイトボード

顧客フォルダ→項目別フォルダ→目的ファイルとせず、必ず顧客やプロジェクト名を入れるようにしてみましょう。
階層2つ目から、ファイルがあるようにして、多くとも階層3つ目くらいで収まるようにしましょう。

そうなると、フォルダの中が大量のファイルで埋もれてしまうから見辛いと思った方は、発想を変えてみましょう。

 

フォルダの頭に通し番号を

PC

更新日時順やファイルの種類順など、簡単にソートがかけられるので、フォルダの中が100個のファイルになったとしても、更に深く階層のフォルダを作る必要はありません。

日付を先頭にするか、通し番号を先頭にするか、★など記号を先頭にするかで簡単に整理することができます。
何度もお伝えしますが、フォルダの階層を深くすることは考えず、それであれば、ファイル名が多少長くなっても、検索して探せることを念頭にファイル名を付けましょう。

 

代表的なルール

よくファイル名に使われるルールの一部を紹介します。

 

日付+種類

日付をどの状態の時とするかも考え方を統一する必要があります。
プロジェクト完成日なのか、ファイルを作成した日なのか、同日に何度も手直しが入った場合どうするかなど。

日付の桁数も統一が望ましいです。
2016年11月1日を2016111とせず、8桁表記の20161101とするのが望ましいです。面倒であれば、2016年を16年とした6桁表記も短縮できるのでいいかも知れません。

 

語尾に2桁のバージョン番号

同日にドラフトを何度も作った形跡を残す必要があったり、同日にドラフトと修正と完成が存在する時などありますよね。

タイトルの語尾に2桁のバージョン番号を入れると、単純ですが、より一層わかりやすくなります。例えば、01から09と数字が大きくなるのが最新版とする考え方です。

 

ファイル名は日本語

ご自身のわかりやすさによりますが、相手とのやり取りなどにも使う場合があるようだと、日本語が一般的ですので、望ましいです。

 

「とりあえず」フォルダの作成

どこのフォルダに入れようか迷うもの、一時的に作ったけど、概要止まりで何にするか決めていないファイルなどどうしても、分別出来ないときなどありますよね。

このような時は、無理やりフォルダに入れてしまうと、作りかけのこと自体を忘れてしまうこともありますので、「とりあえず」フォルダに入れるようにする習慣をつけると作りかけがどこにいったかも忘れなくて済みます。

 

「old」フォルダの作成

見積書や請求書などの一時的なファイルが多い場合など、あまり見返すことはないけど、削除するまでではないファイルも、たくさんある場合がありますよね。

このような時は、あまり見返さないので検索対象にしたくないとなれば、「old」ファイルを別に作るのがオススメです。

階層を深くしたくない人には、ファイル名の最初に「old」を追加したり、最初に「99」を追加したりすると、検索されにくい、または並び順で最後の方にいくなど出来ますので、ぜひお試しください。

 

データの保管場所

マイクロソフト

Cドライブは、Windows情報など、パソコンのあらゆる情報が詰まっています。
同じドライブに個人の重要なファイルを保管してしまうと、何かの拍子にデータが消えてしまうことも全くないとは言い切れません。

定期的なバックアップを忘れず行うことを心がけましょう。

最近は、Dドライブなど予め用意されているパソコンもあるようですので、個人フォルダ系は、全て独立したDドライブへ保管というのも、安心出来ますよね。

少なくとも年に1回は、年末大掃除などの感覚で行事ごとと捉えて、パソコンの中も大切に見直すようにしましょう。

 

最後に

ファイル整理って、意外と簡単と思って頂けましたでしょうか。これならすぐに実践できませんか。デジタル化されたものは、見やすさ・探しやすさを念頭に考えると、頭がより整理されますので、ぜひ思考を変えてみてくださいね。

また、どうしても検索に困った時は「全文検索」で探してみる方法もありますので、お試しください。

ファイル名ではなく、全文になるので、時間はかかりますが、探し出せる可能性は高くなります。例えば顧客名などで検索すると、それに関連する書類が全てでてきて探し当てるのも難しくなることがあるので注意が必要です。

仕事でのフォルダ分けは、職種により全く分別方法が異なりますのでご自身にあった最適な方法で、しかも階層は浅くフォルダ・ファイル作りをすることをオススメします。きっと、整理されたファイルやフォルダを見返すと、仕事などのヤル気も倍増すること間違いなしです。

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

Twitter で

コメントを残す