エクセル関数の利用実態

Microsoft社の表計算ソフト「Excel(エクセル)」。現代のビジネスパーソンでその存在を知らない人はいないことでしょう。
では、そのエクセルが装備している関数の機能を使いこなしている人は一体どのくらいいるでしょうか?おそらく2~3割、というのが実態かと思います。

その中でも「なんだか難しそうだ。私には覚えるのは無理だ。」と最初から決めつけて、最初から距離を置いてしまっている人は少なくないことでしょう。
確かに難しい関数も中にはありますが、簡単な関数はとても簡単ですし、少し難しい関数でも何回か挑戦すればすぐに覚えられるものが多いです。
食わず嫌いから一歩踏み出し、代表的な関数を使いこなして、他のビジネスパーソンとの差はつけてみてはいかがでしょうか。
では、代表的な関数について紹介いたします。(最初の方は簡単過ぎて、少し使われている人には退屈な内容となってしまっているかもしれません。ご了承下さい。)

 

今回紹介する関数は、下のリンクボタンからExcelファイルをダウンロードして実際に見ることができます。

Excelファイルのダウンロードはこちら

 

合計の「SUM」 平均の「AVERAGE」

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まずは、手始めにSUMとAVERAGE。
SUMは合計値を算出する関数、AVERAGEは平均値を算出する関数、です。

例えば、B列の3行目から5行目までの合計値を出したい場合は、合計値を表示したいセルに「=SUM(B3:B5)」とセットするとB3~B5セルの値を合計してくれます。
SUM関数はツールバーにも「オートSUM」というもの(Σのマーク)があるので、そこから簡単に同じことが可能となってます。

AVERAGEの使い方は、SUMとほぼ同じ。SUMの部分にAVERAGEと変更して「=AVERAGE(B3:B5)」とすれば、B3~B5セルの値の平均値を表示してくれます。

エクセル関数は「fx」というマークをクリックすると、ガイドが表示されるので、それに基づいて入力していけば、さらに簡単に利用が可能です。

 

値の個数を数えてくれる「COUNT」

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続いて、COUNT。選択した範囲の値の個数を表示してくれる関数です。
「=COUNT(B3:B5)」とすれば、B3~B5に入っている値の個数を表示してくれます。
B3,B4,B5全てに値が入っていれば「3」、B3,B5にだけ値が入っていれば「2」と表示されます。

COUNTの派生形としては、COUNTIF(条件に一致した値のみの個数を表示)、COUNTA(ブランク以外のセルの個数を表示)などがあります。

 

条件を絞れる「IF」

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次はIF。これは少しプログラムっぽい感じになりますが、それほど毛嫌いする必要はありません。
例えば、学校で試験の点数をリストにしたものがあり、「B3のセルが、80点以上ならば合格という文字を、80点未満ならば不合格という文字を」、と表示したい場合は以下のようになります。
「=IF(B3>=80,”合格”,”不合格”)」。B3に80以上の値が入っていれば「合格」という文字が表示され、B2に80未満の値が入っていれば「不合格」という文字が表示されます。
ここで1つポイント。ひらがなや漢字などを表示の値は条件に入れる場合は、必ず「”(ダブルクォーテーション)」で囲って下さい。それを忘れるとエラーになってしまいます。

どうですか?少し難しいですか?ある短期間で数回使い続けていれば、すぐに使いこなせる関数と思いますので、少しだけ忍耐強くトライしてみて下さい。

 

行数を表示してくれる「ROW」

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少し難易度を下げて、次はROW関数。
利用は簡単ですが、意外と知らない人が多い関数であります。
「=ROW(A7)」とすれば、A7セルの行数を表示してくれます。つまり「7」を表示してくれます。
これが意外と便利で、リストに行番号をつける際に固定値で入力していると行を挿入したり削除したり、入れ替えたりすると行番号がずれてしまい、再度入力し直す必要が出てきてしまいますが、ROW関数で行番号を表示しておけば、その手間がなくなります。とても便利ですね。

よくあるパターンとしては、1行目に項目名があるので、行番号を2行目から「1」としたい場合があります。その場合は、「=ROW(A2)-1」とマイナス1しておけば可能です。

行番号に比べて利用頻度はないかもしれませんが、列番号を表示する為のCOLUMNという関数もあります。使い方は同じです。

 

文字列を抽出してくれる「LEFT, RIGHT, MID」

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続いて文字列を抽出する時に利用する関数、LEFT, RIGHT,MIDです。

LEFTは、値の先頭(左)から指定した文字数分だけ文字列を抽出。
RIGHTは、値のお尻(右)から指定した文字数分だけ文字列を抽出。
MIDは、ある値に対して、指定した文字数目から、指定した文字数目まで、の文字列を抽出します。

例えば、C2セルに「不合格」という値が入っていたとします。
「=LEFT(C2,1)」であれば、先頭からの1文字を抽出するので、「不」という値が表示されます。
「=RIGHT(C2,1)」であれば、お尻からの1文字を抽出するので、「格」という値が表示されます。
「=MID(C2,2,1)」であれば、2文字目から1文字分だけを抽出するので、「合」という値が表示されます。

ちょっと難しい説明になってしまったかもしれませんが、こちらも何回か利用していれば、すぐに使いこなせるようになるでしょう。

 

文字列を結合する「CONCATENATE」

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ここから難易度が少しだけ上がっていく印象を受けるかもしれませんが、大丈夫です。
CONCATENATEは、文字列を結合する関数です。
例えば、郵便番号の頭3桁がA2セルに、後ろ4桁がB2セルに、入っていたとします。
それをハイフン(-)でつなげてC2セルに表示したい場合、C2セルに次のようにCONCATENATE関数を使ってあげれば可能です。
「=CONCATENATE(A2,”-”,B2)」

ハイフンが不要で単純な文字列結合であれば、「=CONCATENATE(A2,,B2)」で大丈夫です。

実は私、つい最近までこの関数を知らなかったので、文字列結合の「&」を使って頑張ってつなげていたのですが、CONCATENATE関数を知って、簡単に文字列結合ができるようになったので、最近の一番のお気に入り関数でございます。

 

切り上げ、切り捨てに「ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN」

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さて、いよいよ終盤。残すところあと2つの代表的な関数です。

ROUNDは四捨五入の関数、ROUNDUPは切り上げの関数、ROUNDDOWNは切り捨ての関数です。
例えば、A2セルに「3.1234」という小数点の数字が入っていたとします。
B2セルに「=ROUND(A2,2)」とセットすれば、A2の値を小数点第2位で四捨五入してくれます。つまり、表示される値は「3.12」ですね。整数で四捨五入したい場合は、「=ROUND(A2,0)」となります。
また、あまり利用することはないかもしれませんが、100の位でまるめたいような場合は、
「=ROUND(A2,-2)」とすることで可能となります。

 

指定した列の中から一致した値を出してくれる「VLOOKUP」

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さて、最後の関数。これは正直難しい部類に入りますが、これを覚えておくと会社で一目置かれる存在になれると思いますので、是非この機会に覚えてトライして頂きたいです。実は私、IT企業に勤めているのですが、SEやプログラムでもこの関数を知らない人が結構多かったりします。

VLOOKUP関数は、ある表(リスト)の指定列の文字列と、別の表(リスト)の指定列の文字列が一致した場合に、別の表(リスト)の別の指定列の文字数を表示することができる関数です。

具体例を書きますと、例えばA表は会員番号と名前のリスト、B表は会員番号と住所のリスト、だったとします。その2つの表を会員番号という共通の情報をくっつけてあげることで1つの表にすることができます。下の例で言うと、A表のC列にVLOOKUP関数を使ってあげることで、B表のB列の情報を表示してあげることができます。

 

解説します。
VLOOKUP(共通情報のセル,シート名!リストの範囲,別表の表示したい項目の列番号,検索方法)

ポイント1:
リストの範囲ですが、固定にする為に「$」を付けます。これはドラッグで範囲指定した際に「F4」ボタンを押すことで付与可能です。

ポイント2:
別表(B表)の共通項目については、必ず選択したリストの一番左の列になる様にして下さい。そうしないと正常に動作しません。

ポイント3:
検索方法の部分ですが、必ず「FALSE」をセットして下さい。FALSEは完全一致の意味で、TRUEは近似値一致の意味になりますが、99.9%近似値一致を使うことはないと思いますので、おまじないのようにFALSEの完全一致をセットして下さい。

 

最後に

以上、どうでしたでしょうか?
最後のVLOOKUPは少し難しいですが、それ以外はすぐに使いこなすことができると思います。
VLOOKUPも何回か使っていれば慣れてきますので、ぜひトライしてみて下さい。

VLOOKUPまでマスターできれば、他の人から一目置かれること間違いなし。特にパソコンやエクセルに音痴の年配の方や女性から英雄みたいに見られることでしょう。

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