これまで仕事やビジネスで表計算ソフトを使ってきた人はたくさんいると思います。そして現在最も有名な表計算ソフトといえばMicrosoft Excelであり、現在も多くのユーザーを抱えているのは広く知られているはずです。

しかしこれまでMicrosoft Excelを勉強してきた人でも、近年Googleスプレッドシートに乗り換える人が増えています。Googleドキュメントと同じように複数ユーザーによる同時編集ができたり、あるいはGoogleが提供している他のサービスとの連携もできるようになり、いまや最も使い勝手がよい表計算ソフトとも言われているのです。

そこで今回はGoogleスプレッドシートの概要を説明し、さらにこれを使いこなすために基本となるおススメの「アドオン」を紹介します。

 

まずは基本事項を確認

Googleスプレッドシートとは?

スプレッドシート

Googleスプレッドシートとは、いわゆるGoogleドライブ(オンラインストレージサービス)に含まれるツールの一種であり、Microsoft社やKingsoft社の製作しているエクセルなどの表計算ソフトと同じような機能をもつツールです。

パソコン内のハードディスクなどのローカル環境ではなく、オンライン上にデータを保存する「クラウド型」と呼ばれるツールですから、複数人で同時に編集が行えるなどデータ管理上の利便性の高さが特徴といえるでしょう。

自宅や仕事場にいるときはもちろん、外出先からでもデータを閲覧、編集ができますから、特に他の人とデータを共有する際には非常に便利なのです。

最大50人近くまで同時に作業することができますから、企業のプロジェクトマネジメントにも最適であり、編集中はそれぞれのユーザーによるデータの変更がリアルタイムでアップロードされるようになるので、何かミスがあっても他のユーザーが指摘してくれるようになるなど、これまでのローカル環境の表計算ソフトよりも組織として利用するメリットが大きくなったともいえるでしょう。

さらに無料で使用できることもあって、近年では実際に多くの企業で導入されており、クラウドワーカーを中心とした個人事業主の間でも多く使われています。

 

Excelとの違いは?

Excel

Microsoft Excelなど既存の表計算ソフトの使用に慣れている人には、もしかするとGoogleスプレッドシートを使ってみて違和感を感じるかもしれません。
しかし基本的な操作などはExcelと大差はなく、既存ソフトを使い慣れている人ならばすぐに操作に慣れるでしょう。実際、そこまで目立った違いはほとんどないといっても過言ではないと思います。

また他のGoogleドライブのツールにも言えることですが、Googleスプレッドシートは作業の途中で逐一データを保存する必要はありません。自動的にデータが保存され、作業履歴自体も保存されているので、何かあってもすぐに復元することができます。

ただしセキュリティに関しては注意しなくてはなりません。データはオンライン上に保存されますから、何も設定を施さなければデータが誰でもアクセスできるような状態になってしまいかねません。特に機密にあたるデータを作成・編集する場合はセキュリティ面をしっかりと考慮する必要があるでしょう。

 

「アドオン」とは

Mac

「アドオン」は、簡単にいえば、基本となるアプリケーションの機能を追加するためのソフトウェアということができるでしょう。人によっては「プラグイン」と呼称した方が理解しやすいかもしれません。ベースとなるアプリの機能に加えて、自分なりに使い勝手を向上させるために後から追加する拡張機能のことであり、現代のゲームソフトでいうところの「拡張パック」や「アペンド」にあたるものです。

原則として、アドオンはもとのソフトウェアに様々な機能を付加するものですが、モノによってはベースとなるソフトウェアの無駄な機能を省いてパソコンのパフォーマンスを改善させたり、余計な機能を削除してくれるようなものもあります。

自分の作業に必要な機能を選んで追加できることが最大の強みですが、アドオンによってはユーザーの思いもしなかったような問題を引き起こしてしまうものもありますので、その点は注意が必要でしょう。導入する際には、自分にとってどういう機能が必要なのかを予め知っておくことが大事なのです。

GoogleスプレッドシートはExcelなどの表計算ソフトに比べるとかなり簡素なインターフェイスであり、まったく何のアドオンも導入しなければ本当に基本的な機能しか有していないように思う人もいるかもしれません。

無論、本当に基本的な機能だけを使えればいいのであればそのままでも問題はありませんが、Googleスプレッドシートには好きな機能を付加できるアドオンが多く存在するのです。むしろアドオンによって自分にとって使いやすい機能を追加することでスプレッドシートの真価が発揮されるといっても過言ではないでしょう。自分なりに必要な機能を洗い出してカスタマイズできるのがGoogleスプレッドシートの強みなのです。

それでは、実際に代表的なアドオンについて紹介していきます。

 

おすすめのアドオン5選

Template Gallery

Template Gallery
出典:Google Sheets

まずは『Template Gallery』です。

このアドオンはその名の通り、スプレッドシートに様々なテンプレートを導入することができるものです。

Googleスプレッドシートには、見積書や請求書などビジネスで頻繁にやり取りされる一般的なテンプレートすら準備されてはいません。一見これは不便なように感じられますが、この「Template Gallery」を使用すれば、複雑な書式のものでもすぐにテンプレートから選択して使用することができるようになります。

何より、たくさんの種類の豊富なテンプレートを無料で利用することができるのは大変魅力的だといえます。特にこういった書類を一から作成する時間のない人にとっては、欠かすことのできないアドオンといえるでしょう。

また、仕事上のスケジュール管理に必要なテンプレートも充実しており、それらを自分なりにカスタマイズして使うこともできます。そのため諸々のデータ管理から書類の作成、そして自分のスケジュール管理までGoogleスプレッドシート上で仕事上のタスクのほとんどを賄うことも不可能ではないのです。

 

Styles

Style
出典:Google Sheets

続いては「Styles」アドオンです。

Googleドキュメントにもいえることですが、自分で使用するフォントや一つひとつのセルにそれぞれの色をつける作業は、簡単なようでいて意外と面倒に感じてしまうものではないでしょうか?

そんなときにこの「Styles」アドオンを付加すれば、たった1クリックで様々な書式を整えることができますし、装飾したいセルを選択してあなたが気に入ったスタイルを適用するだけでセルの色分けも簡単にすることができるようになります。

もしあなたがWEBサイトの制作に精通している人ならば、WEBサイトの基本となるHTMLが一つひとつのセルとそこに入力された情報であり、このアドオンからもたらされる様々な装飾がCSSなどのスタイルシートにあたると考えればわかりやすいでしょう。

また、あなたがフォントにこだわるのならばフォント専用の「More Fonts」というアドオンもありますので、こちらでお気に入りのフォントを探してもよいでしょう。こちらは取得すると自動でフォントが追加されます。下記のボタンリンクから取得できます。

 

ドキュメントや表計算ソフトで作成した資料の見た目を整える作業はなかなか時間がかかるものです。人によってはデータを入力する以上に面倒だと感じてしまうかもしれません。そんなときにこれらのアドオンを利用することで、より簡単に短時間で重要なプレゼンに耐えるだけの体裁を整えることができるでしょう。

 

Table Styles

Table Styles
出典:Google Sheets

「Table Styles」は表計算ソフトではお馴染みのテーブルに装飾を加えることができるアドオンです。これによってテーブル表をより直感的にわかりやすく演出することができるようになります。

既に紹介した「Styles」アドオンはセル内に入力された文字のフォントやセル自体の色分けなどをするのに重宝する機能がメインになっていますが、この「Table Styles」アドオンではテーブル表全体の見た目を変更することができるのが特徴です。

特にGoogleスプレッドシートで作成した表を使ってプレゼンなどを行う際には、それを見る人がすぐに理解でき説得力のある見た目にする必要があるでしょう。そんなときこのアドオンを使えばすぐに綺麗な見た目の表を作成することが可能になり便利です。既に作成してある表にも簡単に適用できるのもありがたい機能でしょう。

アドオンに予め登録されてあるスタイルは20種類以上あるので、それだけでも十分に使い回すことができますが、それに加えて自分専用のテンプレートを作成して登録しておくこともできるので、自分だけの装飾を楽しみたいという人にも重宝するアドオンといえるでしょう。

あなただけのこだわりの表を作成してプレゼンの質を高めたり、他に差をつけたいと考えている人には、特におすすめです。

 

Remove Blank Rows

Remove Blank Rows
出典:Google Sheets

このアドオンは作業効率を高めるうえで非常に有効なものです。あなたもスプレッドシートで作業する上で、空欄のセルに悩まされたことがあるかもしれません。そんなときに重宝するのがこの「Remove Blank Rows」アドオンです。

Googleスプレッドシートに限らず、ほとんどの表計算ソフトでは作業するうえで空白セルが邪魔になってしまうことが多々あります。

セルの削除自体は全く難しい作業ではありませんし、簡単な作業であれば気になることはないかもしれません。しかし長い時間をかけてたくさんのセルに情報を入力しなければならない作業などでは、マウスを何回かクリックする必要がある命令は作業の邪魔になってしまうこともあります。セルを選択して右クリックして・・・といった動作も何回も繰り返すとなると面倒になってくるものでしょう。

特に扱う情報量が増えてくると、たくさんのセルに短時間で入力する必要があったり、あるいは複数人で情報を共有しながら同時編集をすることもあるかもしれません。そんなときに余計な空白セルを作ってしまい、それを一つひとつ削除していくというのは骨の折れるものでしょうし、他の作業者の迷惑にもなりかねません。

しかしこの「Remove Blank Rows」アドオンを使用することで、たった1クリックで邪魔なセルを削除したり非表示にしてくれるため、長時間の作業では非常に役に立ちます。作業効率を重視する人はぜひ入れておきたいアドオンといえるでしょう。

 

Yet Another Mail Merge

Yet Another Mail Merge
出典:Google Sheets

あなたがもしスプレッドシートで顧客や取引先のメールアドレスを管理しているならば「Yet Another Mail Merge」がおススメです。

メールマガジン自体を自分で運営している人は少ないかもしれませんが、たとえば顧客とのコミュニケーションに必要なメールを一括で送信する際には、ぜひこのアドオンを導入してみましょう。特にBCCやCCにならずに送ることができるのが魅力です。当然、社内のスタッフと情報を共有する際にも非常に役立つことでしょう。

またこちらはGmailとも共有しているので、現在Gmailのみでメール管理をしている人でもスプレッドシートでアドレスの管理が簡単にできるようになります。これまで手作業でメーリングリストを作成していた人も、すぐに一括送信のためのリストを作成することができるでしょう。

 

まとめ

これまで基本的なGoogleスプレッドシートのアドオンを紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?

本記事で取り上げたアドオンは本当に基本的なものですが、シンプルなスプレッドシートの機能に付加することで簡単にクオリティの高い資料を作成できるものばかりです。Googleスプレッドシートには他にも本当にたくさんのアドオンがあり、今ではそれぞれのユーザーのニーズに応じたものが必ず存在するといっても過言ではないほどです。

あなたがもし既存の表計算ソフトから乗り換えることを考えているならば、ぜひ自分が必要とする機能を明確にして、それに応じたアドオンを探してみるとよいでしょう。基本的な機能に加えて、自分なりのカスタマイズを簡単に施すことができるのがGoogleスプレッドシートの魅力なのです。

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