仕事がはやい人になるために。仕事の原則を思い出そう

あなたは仕事がはやい人でしょうか？それともなかなか仕事が終わらずに悩んでいるでしょうか？

忙しい現代社会では、仕事のスピードに関して問題意識をもっている人がたくさんいるようで、本屋に行けば仕事のパフォーマンスを上げるためのノウハウ本に溢れていますし、仕事のやり方を学ぶ企業セミナーなども数え切れないほどあります。

そこで本記事でも、仕事がはやく生産性の高い人になるためのポイントについて幾つか取り上げてみます。どちらかといえば具体的なノウハウというよりは、原則論を中心に解説してみたいと思いますので、ぜひご一読ください。

「仕事がはやい＝高い生産性をもつ」ということ

仕事がはやい人は生産性が高い

あなたがもし企業で仕事をしているサラリーマンならば、上司から依頼された仕事や日常の業務を生産的にこなし、仕事がはやいと評価されることは嬉しいことでしょう。
当然、人によってその目的は違うかもしれませんが、出世のためであれ独立のためであれ、仕事をはやくこなすことのできる人は、あらゆる面で評価されやすくなるのは事実です。

あるいは独立してビジネスをしている人ならば、日々の業務のボトルネックを解消し、事業としての利益をどんどん増やして行きたいと思うはずです。そのためにビジネス上の様々なプロセスにおいて生産性を高めたいと考えるのではないでしょうか？

確かに日々の業務やビジネスについて生産性を高めていくことは容易ではありませんが、自らの人生の繁栄のためにも繋がることですから、私たちはいかに些細なことであったとしても、行動を最適化して全体のパフォーマンスを上げていくことは重要なことです。

想像してみてください。
あなたの仕事上のパフォーマンスを倍にすることができれば、あなたの仕事の役割や今後の人生はどのように変わってくるでしょうか？どういったことが現実になると考えられますか？

人それぞれ抱えている仕事やすべき事は千差万別でしょうが、誰もが必ず何らかの形でより高い成果を望んでいるはずです。私たちにとって「仕事がはやくなりたい」というのは「自らの生産性を高めたい」ということなのです。

限界からさらに生産性を伸ばす

しかしどんな分野においても生産性を向上させるには、次のような問題に明確な答えを出さなければなりません。

それは即ち、多くの人が一生懸命に働き、ほとんど限界まで頑張っているところからいかにしてさらなる生産性の向上を目指すのかということです。私たちは時に心身をリフレッシュさせることで高いパフォーマンスを維持しようと考えますが、そういった工夫をいかにしていくかということについても考えなければなりません。

これは後に述べますが、特に自分にとって最も価値ある仕事に集中して取り組むことは、今以上に仕事をはやく終わらせるために最も重要な秘訣であるといっても過言ではありません。あなたにとって最高の利益になる仕事に集中することが、生産性を上げる上で最重要事項なのです。これは様々なビジネス書やノウハウ書で言及されていることです。

ですがあなたが仕事をしている人ならば、重要な仕事の障害になるような突発的な仕事がやってきたり、予期せぬアクシデントに見舞われて本当に重要な仕事が後回しになってしまった経験があるはずです。

こういった非生産的な状態から抜け出し、自分の目的のために有効な活動をするにはどうすればよいのでしょうか？
仕事がはやい人は、こういった障害に対しても適切な対応を積み重ねてきているのです。

目的を明らかにする

目的なく情報に埋もれる人々

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仕事がはやくなるために実践すべきこととして、まず目的を明確にすることが挙げられます。重要なのは目標ではなく「目的」ということです。

「目標」は目的のためにあり、目的を達成するための階段のようなものです。あなたの仕事のパフォーマンスを左右するのは「何のためにこの仕事をしているのか」とか「長い目で見てどういう利益になるのか」といった仕事全体に関わるものであり、それこそが仕事の目的なわけです。

「目標」というのはその下位概念であり、いくつかの目標を達成することによって、最終的にあなたの仕事上の目的が達成されることなります。目的達成のための道標（マイルストーン）が目標であると捉えてもよいでしょう。

些か大げさに感じられるかもしれませんが、意外なほど多くの人が仕事の目的を決めずに生きており、その結果、近視眼的に目の前の作業や数日後の予定などに振り回されています。特に仕事にまつわる様々な情報に振り回されて生産性が著しく下がってしまっている人が後を絶ちません。

目的を達成するために本当に必要な目標が選ばれていなかったり、余計な目標まで掲げてしまっていれば、当然、本来はしなくてよかったはずの仕事を抱え込んでしまったり、いくら働いても目的を果たすことができないということになります。

事実、仕事のできない人と言われるような人の多くは、自分にとって価値のない情報にまで埋もれていまい、結果身動きがとれなくなってしまっているのです。瑣末な情報に振り回される原因も目的が不明確なことにあります。

逆に、仕事上の「目的」が明確になっていれば、自分にとって本当に重要な仕事が何かを明らかにすることができますし、重要な情報とそうではない情報が次第にはっきりしてくるでしょう。

特に仕事上の情報については、あなたの「目的」に適う情報をしっかりと選び取るようにしましょう。少なくとも、今自分がどこに向かっているのかはっきりしないまま情報だけを集め続けるのはやめなければなりません。

本当に重要な仕事をするために重要な質問

もしあなたが仕事にまつわる情報や諸々の作業に追われているのならば、ぜひ以下の質問について冷静に考えてみましょう。

こういった質問を、ぜひ自分に投げかけてみてください。

そしてまずは自分の目指すべき場所をはっきりさせましょう。ありきたりに聞こえるかもしれませんが、とても重要なことです。多くの仕事に追われている人は、こういったことが明らかにされていないことがほとんどなのです。

重要事項ははじめにやる

重要な「少数」を意識せよ

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あなたの目的を明確にしたら、それに沿った仕事を重要事項として優先的に取り組むようにしましょう。

前項の質問でもありましたが、あなたは目の前の仕事が具体的にどれぐらいの成果をもたらすものなのかをしっかりと理解しなければなりません。あるいは、長期的に考えてあなた自身の目的に寄与するのかどうかを見極める必要があります。

そういったことが曖昧なままに時間をかけて作業しても、なかなか仕事は終わらないでしょう。本来は不必要な仕事や優先度の低い仕事にまで手を出してしまうからです。

さらにその仕事が自分にとって長期的にどれほどの効果をもたらすものなのかが不明瞭なままでいると、いわゆる情報依存にも陥りやすくなりますし、成果がなかなか出ないために、いよいよ身体の限界まで働いてしまうリスクもあります。

仕事がはやくなりたいと望みながらもそれが実現できていない人は、ほとんどの場合、自分に最高の収益をもたらすほんの「僅か」な行動が何なのかをわかっていないのです。したがって、このような価値のある活動を見極め、確実に実行できるような計画を立てることが必要です。

計画というと少し大げさに聞こえるかもしれませんが、まずは自分の目的にとって重要な事柄を明らかにし、何よりも優先して行うことを心がけることです。意識するだけでもだいぶ変わってきます。

重要事項を絞り込め

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たとえば、あるコンサルタントは自分の目的達成のために重要な事柄を３つだけピックアップし、それに集中すべきだと教えています。それ以外の仕事や重要度の低い作業は誰かにやってもらうわけです。場合によっては、やらずに捨ててしまうことも考えられます。

特に企業人として働いていると、本来の仕事の最中に急遽こなさなければならない案件が転がり込んできたり、予期せぬ来客に時間をとられてしまったりします。これは多くの人が経験していることでしょう。そのせいで、本来やらなければならない重要な仕事が後回しになってしまったりします。

こういったイレギュラーはある程度避けることは可能ですが、なかなか全てをコントロールすることは難しいでしょう。
自分にとってさほど重要ではない作業にまで手をつけてしまっていると、重要な事柄に充てなければならない集中力も削られてしまいます。

ですから前項で述べたように、まずはあなたの仕事上の「目的」を明確にすることです。そしてその目的に適う行動は何かを見極め、具体的な行動にまで落とし込みましょう。綿密なプランを立てる必要はありませんが、今のあなたにとって何が重要事項なのかを明確にしなければいけません。

その上で特に重要なものを幾つか選び、仕事を始める前にそれらをこなすスケジュールを立てましょう。そしてその間は、できるだけ外部からの邪魔が入らないような環境を整えるのです。

このことを意識して仕事をするだけで、長い目でみれば圧倒的なパフォーマンスの差となり、結果としてあなたは仕事をこれまでの何倍もはやくこなせるようになるでしょう。

マルチタスクは極力減らす

同時並行で仕事をしてはいけない

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これまで他の記事でも何度か述べてきたことですが、同時に複数の仕事を並行して行う「マルチタスク」は生産性を著しく損なうやり方ですので、注意が必要です。

あなたが「仕事のはやい人」だと周囲から思われていたとしても、何度も一人でこなすことは不可能でしょう。たとえあなたが仲間内で自分があらゆる事に秀でていたとしても、自分一人で何でもやってしまうのは効率的ではないのです。

しかし、特に自分でビジネスをしている人や経営者の多くは、どうしても仕事のあらゆるプロセスに口を出したくなる人が多いようです。その結果、既に述べたように、余計な仕事を抱えこんでしまったり、マルチタスクが当たり前の状態になってしまったりするわけです。当然、生産性は著しく損なわれます。

「マルチタスク＝優秀さの証」ではない

確かに優秀な人のなかにはマルチタスクが出来ることを自慢にしている人がいます。

しかし心理学的にみても生産性が低下してしまうという報告もありますし、事実として、事業に失敗した経営者の特徴として、マルチタスクの名の下にあまりにも余計な仕事を抱え込んでしまった結果、自分にとって本当に大事な事柄に力を集中できなかったことが指摘されているのです。

私たちも、様々なことに気を散らされてしまった結果、全体としての仕事の生産性が著しく低下している人が多いのではないでしょうか？

繰り返しますが、マルチタスクはできるだけ避け、重要な仕事に特化するようにしましょう。まずは集中して一つの仕事に取り組める環境をつくりましょう。それが今よりも仕事がはやくなるための第一歩なのです。

まとめ

本記事では「生産性」をキーワードに仕事のはやい人の特徴や仕事をスピーディーにこなすための原則について述べてきました。

まず仕事全体の目的を掴み、それに沿った目標を立てましょう。そしてその目標を達成するために本当な重要な仕事に集中して取り組みましょう。
これは多くの仕事術に関する書籍に書かれていることだと思いますが、ともすれば私たちはこういった仕事の「鉄則」を忘れて目の前の作業に没頭してしまいがちです。

あなたが本当に仕事のはやい人だと周囲に認知されたいのであれば、ぜひこういった基本的な事柄をもう一度見直しつつ、日々の仕事で実践していってください。