あなたは手に余るほどの仕事を抱えて、何時間も残業した経験はありますか?

社会人に成り立てで自分なりの仕事のやり方を確立していない人は、こういった「仕事が終わらない」という悩みをもつことが多いかもしれません。

しかしベテランのビジネスパーソンであっても、大量の仕事を抱えて右往左往してしまっている人も社会には沢山います。それによって大切な休日まで削られてしまい、家族にも迷惑をかけている・・・実はあなたもそんな人の一人かもしれません。

そこで本記事では、そういう状態に陥ってしまっている人にありがちな特徴について述べたいと思います。もしあなたが「仕事がいつまでも終わらない!」と悩んでいるならば、これらの特徴に当て嵌まらないか自問してみてください。
ごく単純な特徴ですが、基本的なことだけに当て嵌まってしまう人も多いはずです。

特徴1:「大目標」が明らかになっていない

情報に埋もれていないか?

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仕事を抱え込んでいつまでも終わらない人の特徴として、そもそも自分が全体の仕事のどういった部分を担当しているのかがわかっていないことが挙げられます。

目の前の仕事の全体的な位置づけが分からなければ、当然ゴールに至る最短ルートを導き出すことはできません。その結果、惰性でだらだらと仕事をしてしまうようになりますし、仕事で必要となる情報の取捨選択もできなくなってしまいます。

特に、情報に関しては近年ますます価値が低下してきたといっても過言ではありません。なぜならば、ほとんどの情報はネットからすぐに手に入れることができ、仕事に関する情報もその例外ではないからです。

常日頃から溢れる情報に晒されている私たちは、いわば「情報依存症」になりかかっているといってもいいほどでしょう。即ち、自分に確固とした目的・目標を与えていないと、洪水のようにやってくる情報に埋もれてしまうのです。
その結果、仕事においてもネットなどの情報に流されてしまうようになり、何が現在の自分にとって有用な情報なのかがわからなくなってしまいます。

特に仕事を通じて重要な目的を達成したいとか、どうしても成し遂げない夢があるような人にとっては、この情報依存は天敵となる可能性もあります。
なぜならば、情報に流され続けるうちに、あなたにとって本当に重要な行動すらも曖昧になってきてしまう危険があるからです。

 

目的を明確に

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そこで重要となるのが、様々なビジネス書や自己啓発書でも「基本」として述べられていることです。

それは、あなたの仕事上の「目的」を明確にしましょうということです。

ここでは目標ではなく、目的としていることが重要です。目的とは即ち「大目標」であり、あなたが定期的に設定する目標の先にあるものです。

一つ一つの目標は、この目的(大目標)のためにあり、それを達成するための道しるべのようなものです。現在のあなたの仕事において、人生全体のキャリアに関係するものが大目標であり、それを実現するためにそれぞれの目標があると捉えてもよいでしょう。

仕事の大目標から小さな目標へとブレイクダウンすることで、今現在のあなたがどういう仕事を優先し、どの仕事を後回しにするべきか、あるいは完全に無視すべきかが明らかになります。目的地がわからずに右往左往することがなくなるのです。

 

余計な作業に時間をとられていないか

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しかし残念ながら、多くの人がこういった大目標を決めずに働いており、目の前の作業や緊急の要件に忙殺されてしまっています。そして重要度の低い作業まで抱え込んでしまい、結果として仕事がいつまでも終わらないにもかかわらず、全体の生産性も上がらないという悪循環に陥っているのです。これではいけません。

仕事が終わらないと嘆いている人の多くは、仕事全体のパフォーマンスにさほど重要ではない余計な作業を沢山抱えてしまっているものです。まずはその「悪癖」を改善しなければなりません。

遠回りなようでも時間を確保し、あなたの仕事上の大目標を確認しましょう。そしてそれを達成するための道しるべを決めるのです。
多くの人は年単位での大目標を決め、そこから毎月、毎週の目標を設定しているようです。それによって不必要な作業を抱え込んでしまうことを避けているのです。

あなたがもし仕事がいつまでも完了せずに困り果てているならば、まずはあなたの仕事全体を俯瞰してみましょう。そして目的を明らかにするのです。
多くの人が自分の仕事を通じて何らかの目的を成し遂げようとしているはずです。そういった観点から現在の仕事を捉えることで、いつまでも仕事が終わらないと嘆くこともなくなるはずです。

 

特徴2:優先順位付けができていない

自分で自分の首を絞めている人々

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これは特徴1にも密接に関わりのあることだと、おわかりいただけると思います。即ち、いかなる状況にせよ、仕事の優先順位が明確ではないということです。
仕事が終わらないと嘆く人にとって、一番の原因がこの優先順位付けができていないということなのは疑いようのない事実です。

自問してみましょう。
今、あなたの目の前にある仕事は、あなたにとってどれほどの生産性や利益をもたらすものでしょうか?
あるいはあなた個人だけではなく、あなたの所属する部署、ひいては会社全体にとって大きな収益をもたらすものでしょうか?

常に仕事を抱えて四苦八苦している人は、これらの違いがわからずに闇雲に与えられた仕事や作業に没頭しているのです。

上司から何も考えずに目の前の仕事だけをこなせ、などと命令を受けているような人は多くないはずです。
たいていの場合、あなた自身が進んで仕事を抱え込むような状況をつくりあげてしまっているはずです。そして明確な優先順位付けがなされないまま、机の上に積み上がっている状態になってはいませんか?

そんな人がまず直さなければならないのは、その仕事がほんの少しばかりの成果しかもたらさないものなのか、あるいは長期的にみて自分の目的に寄与するものであるのかを曖昧なまま目の前の作業に没頭してしまうことです。

まずは落ち着いて仕事全体を俯瞰しましょう。これは前項でも述べたことであり、大目標を明らかにして、一つ一つの目標を確認しながら仕事をすることを勧めるものです。
そうやって明らかにした目標に寄与する仕事から、優先的に取り組むようにしましょう。

 

重要事項は真っ先に終わらせる

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その行動が自分にとって長期的にどれほどの効果をもたらすものなのかが不明瞭なままでいると、冒頭で述べた「情報依存症」にもかかりやすくなりますし、思うような成果が出ないためにひたすら時間を使うようになってしまいます。その結果、身体を壊してしまうビジネスパーソンが後を絶たないのが現状です。

ほとんどの人は、自分に最高のパフォーマンスをもたらす行動が何かをわかっていないのです。それはたいていの場合、全体のほんのひと握りの仕事です。

もし、あなたがうまく優先順位付けができないと思っているならば、そのような価値ある僅かな行動を見極める必要があります。そしてそれを間違いなく実行できるような環境を整える必要があるでしょう。

計画というと少し大げさに聞こえるかもしれませんが、まずは自分の目的にとって重要な事柄を明らかにし、何よりも優先して行うことを心がけることです。意識するだけでもだいぶ変わってきます。

 

特徴3:マルチタスクの虜になっている

マルチタスクと生産性

あなたは常に複数の仕事を抱えているタイプでしょうか? それとも一つの仕事にひたすら集中するタイプですか?
もし前者だとすれば、仕事のやり方をよく考える必要があるでしょう。

なぜならば複数の作業を同時並行的にこなすという、いわゆる「マルチタスク」は非効率的であることが、心理学的な見地からも指摘されているからです。

優秀なビジネスパーソンのなかには、同時にいくつものプロジェクトや作業を掛け持ちでこなすことが優秀さの証だと思っている人も少なからず存在するようですが、近年こういった考え方は否定される傾向にあるのです。

それは、集中力を維持したままマルチタスクを続けることができないという人間の生理学的な側面からの指摘だったり、あるいは一つの仕事が途中で中断されてしまうことによる弊害を訴えるものだったりと様々です。

事実として、複数の作業を行き来することは明らかに非効率的であり、気が散って大きな時間的ロスが生じることが明らかにされています。

人間の集中力には限界があるため、どんなに優秀な人が正確にマルチタスクをこなすノウハウを開発したとしても、高い集中を維持したまま複数の作業を継続することは不可能なのです。むしろ、マルチタスクを無理に続けることで集中力が散漫になり、本当に重要な仕事に集中しきれないということが往々にして起こります。

その結果として、全体の生産性が著しく落ちてしまうのです。

 

器用貧乏は時間貧乏

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巷には「器用貧乏」と呼ばれる人がおり、何でも自分が手を下さないと不安でしかたがないというタイプの人々がこれに当て嵌まります。

特に起業家など自分でビジネスを興した人やフリーランスの人は、この「罠」に嵌ってしまいがちです。たとえあなたがどれほど優秀なビジネスパーソンであっても、自分ひとりで仕事の全てを完璧にこなすことなどできませんし、効率的ではありません。

昔は「ゼネラリストかスペシャリストか」といった2項対立が語られることもありましたが、仮にあなたがゼネラリストタイプだったとしても、複数の仕事をマルチタスクでこなすことは避けましょう。

実際、雇ったスタッフよりも自分の方がうまくできるからという理由で、部下に仕事を任せずに自分でやってしまう中小企業の経営者や自営業者が沢山います。
しかし、そういった人々の多くはビジネス上の成功を逃してしまっているのです。

さらには多くの「ゼネラリスト経営者」が、余計な仕事まで抱え込んでしまうことで、会社全体にとって本当に重要な仕事をおろそかにしてしまっています。そして最悪の場合、そのことに気づかないまま倒産の憂き目に遭っている起業家も大勢いるのです。

「器用貧乏は時間貧乏」であることを知りましょう。

 

あなたの得意な仕事は何か?

得意分野に特化することも考えよう

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これまで仕事が終わらない人の特徴として、代表的なものを3つ挙げて来ましたが、最後にもう一つだけ重要な質問を自分に投げかけるべきです。

それは「あなた自身が得意な仕事をしているか?」ということです。

どれだけ上手く仕事をこなすためのノウハウをもっていたとしても、あなた自身が本来不得意で嫌いな仕事をしているならば、生産性が上がることはほとんどありません。人間は嫌いな仕事や作業を長く続けることはできません。脳が行動を拒否するからです。

どんなに頑張っても集中力がすぐに切れてしまい、仕事中にすぐ違うことを考えてしまうような人は、一度冷静に自分の得意分野について考えてみましょう。

無論、企業人ならば簡単に仕事を変えてもらうなどということは難しいでしょう。それでも、あなた自身が自分の得意分野を知ることが大事なのです。
それによって、あなたの方から自分の得意な仕事を任せてもらえるようにアプローチすることができるようにもなりますし、仕事の優先順位も決めやすくなるでしょう。

あなたは自分の得意な分野に特化するべきなのです。はじめは周囲に受け入れてもらえないかもしれませんが、腰を据えて考えるべきです。それこそが、限りある時間内で仕事をしっかりと終わらせるための「最大のコツ」といっても過言ではないのです。

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