今回は、仕事に対する時間管理について書いていきたいと思います。
そもそも、なぜ、時間管理が必要なのでしょうか。
時間は無限にはありませんよね。
特に仕事であれば、決められたデットラインがあります。習慣化している残業を見直す機会にもなります。
会社の色もあるので、一概に言えませんが、日本は残業奨励文化です。未だに、色濃く残っています。ちょっと、定時で帰ることがあれば、今夜、何か予定でもあるの？と聞かれますよね。これが、常に定時で帰る人ではそうは言われません。定時キャラに変身すれば、後ろ髪引かれるような気持ちで帰宅する必要もなくなります。
そうです、残業は悪です。なんの美徳でもありません。未だに残業を奨励するような会社は、もしかしたら転職を考えたほうがいいかも知れません。時代を嗅ぎ分けられない会社ということは、変わらない・変えない会社と捉え、そのうち時代から取り残されるかもしれません。
毎日、なぜ定時を過ぎて仕事をしているんでしょう。今が振り返るチャンスです。
とは言え、時間管理＝タイムマネジメントと言われており、なかなか難易度が高そうと思う人は、小学校の頃を思い出してみてください。
みんな、あの頃は時間割で動いていましたよね。そう、あの感覚です。組み立てられたパズル通りに物事をこなすのは、幼い頃。社会人のあなたがするべきことは、パズルを時間単位であらかじめ作ることです。
月単位から週単位、日単位にあらかじめ作ることがポイントです。経験値が上がると、余白部分が出てきます。これも大事なポイントです。余白を作らないと、イレギュラー対応をすると、残業が発生してしまいます。
せっかく作った予定も毎日イレギュラーが発生し、残業が発生。結局ダラダラした毎日を過ごしてしまう。そうなりかねません。そうならないためにも、次の大切な3つを習得するよう心がけましょう。
時間管理の3原則
何をしなければいけないか（To Doの洗い出し）
時間管理するには、まず業務の棚卸しをしなければいけませんね。
定期なのか不定期なのか分別する必要がありますが、年単位・四半期単位・月単位・週単位・日単位でどんどんブレイクダウンしてみましょう。やらなければいけない、大項目いくつか出現してくるはずです。
まだ未開の地で年間通して読めない人がいれば、日単位・週単位で改善出来ないか振り返ってみましょう。
ここで、多少漏れても仕方ありません。全部洗い出すのに時間をかけ過ぎて、見直しまでたどり着けないと、本末転倒なので、あまり気負わず、まずは洗い出してみることです。
デットラインの設定
洗い出しが終わったら、デットラインをつけることです。これが出来ないと社会人と言えないでしょう。
仕事は締め切りに追われるのが当然です。締め切りの度合いは業界や業種により異なりますが、デットラインの設定のない仕事なんて、ないと思ったほうがいいです。
◯カ年計画など壮大な事業計画を立てるにあたっても、具体的にいつまでどうするかがないと誰もついてきませんし、やり遂げようとしませんよね。
1カ月先や具体的な期日が決まってない案件もあるはずです。そういう時はひとまず、来月の中旬くらいまでにはここまで決めようというデットラインを設定します。その中旬も10日なのか12日なのか、カレンダーの曜日を見ながら決めると更にいいかも知れません。
スケジューリング
ある程度ブレイクダウンしたら、週単位に細部までスケジューリングです。時間割のように、30分で終えられる仕事なのか90分かかるのかなどの調整をあらかじめして、1日の流れを完成させていきます。
事前準備として綿密なスケジューリングがされているほど動きに無駄が出ず、時間をこなす感覚が身に付きやすいです。そうやってスケジューリングすると、実は空き時間が多くてメールチェックばかりしていたなんて行動が振り返られたりするかもしれません。
小学校の頃を思い出して、10分や30分に意識して、仕事を進める、振り返る、時間配分を改善する、予定通りに進むを繰り返してやっていくと、精度があっという間にあがりますね。
これら3つを押さえると、時間管理が習慣化できるはずですので、ぜひお試しくださいね。
仕事を効率よくこなす時間の考え方・使い方
仕事はマラソン
寝る間も惜しんで仕事が好きだから、全力疾走で仕事をすることは、とても素敵なことです。でも、仕事は短距離走ではありません。マラソンですよね。
持久力をつけることが大事です。そして、息抜きも必要です。
力の入れどころと抜きどころを明確にする必要があります。
もし、こんなに一生懸命しているのに、残業が一向に減らないなんて人がいたら、完璧主義から最善主義へ転換してみましょう。割り切りが出てくると思います。
ホントに翌朝必要な案件なのか
ホントにそのイレギュラー案件は、夕方に依頼を受けて、明日の朝までに提出が必要なことなのでしょうか。または、いつも夕方にイレギュラー案件が恒常的になるのであれば、そうならないように依頼は出来ないでしょうか。出来なそうであれば、自分を変えるしかありませんよね。出来るだけ、夕方はフラットな時間にし、臨戦態勢に備えるそんな動き方も必要でしょうか。
脳内リフレッシュを
残業は悪と先ほどお伝えしましたが、帰宅が早まれば新しい時間が増えますよね。家族や趣味の時間が増えて脳内のリフレッシュが図れます。これはとっても大事なこと。
常に仕事を考えることは素晴らしいことですが、息切れしてしまいます。頭をすっきりリセットするためにも、仕事以外に没頭出来ることや時間があればまた、翌日からもマラソンが出来ますよね。
どうせやるなら夜残業より朝残業を
一時的にどうしても残業が増えてしまう。そんな時は、従業員や電話やメールに邪魔されにくい朝にしてみましょう。きっと、夜残業がどれだけ非効率か気付けるきっかけになると思います。
朝一番または午前中はクリエイティブな仕事を
脳が一番元気な時です。出来るだけメールやルーティン業務より思考が必要な仕事をするように心がけましょう。会議も時間指定出来る立場であれば、重要度によって午前にするか午後にするか使い分けましょう。朝は貴重な時間です。
ルーティンは眠くなる午後に
出席が美徳されるような会議やルーティン業務は午後に回しましょう。眠くて桁を間違えてしまうなんてことはあってはいけませんが、時間配分を気にして進めてみましょう。自分は午前のほうがルーティンがいいという人であれば、そのように軌道修正もありだと思います。
余白の時間を作ろう
突発対応がどうしても出やすい人や時期があると思います。それらも想定して時間に伸びしろが作れるようにスケジューリングしましょう。この伸びしろの感覚も経験値が増えれば、改善・高度化してきます。
もしかしたら最初は、余白が多い時間割になるかもしれません。それでもやらないよりやったほうがいいです。
そして、最初の頃は必ず振り返ること。多かった余白が少しずつ埋まってきます。それは裏を返せば、仕事の流れを理解し始めてると思ってもいいでしょう。
新着メールをリアルで見ない
急ぎのメールは別として、メールを待ち構えてる体制は非効率なので改めましょう。メールのチェック・返信時間をあらかじめ決めてそれ以外は出来るだけ見ないとした方が効率はグンと上がるはずです。
中堅社員は時間管理をしっかり見直そう
中堅レベルになると時間管理がはっきり2つに分かれます。
できる人とできない人。自分はできない人とわかっても、がっかりする必要はありません。現実を理解し改善あるのみです。今気付けてよかった、同期より遅いけど気付けたからよかったとして追い付けばいいだけです。
時間管理は癖付けなので、身に着けたもの勝ちです。
残業の理由を考えよう
一時的な業務過多なのか、自分が追い付けてないのか、恒常的なのか冷静に分析が必要です。間違っても毎日残業しないと仕事が追い付かないなんて周りに言ってるようだと、それは時間管理ができてませんと公言しているようなもの。恥ずかしい行為だと思い、改善しましょう。
指導側の人は具体的なデットラインの指示を
若手育成にあたって、時間管理は要といっても過言ではありません。
お互いがしっかり認識できるようにするためにも、「明日までに」というデットライン指示ではなく、「明日の14時までに」と言えるようにしましょう。自ら身に付いていないと具体的に指示は出せませんよ。
時間管理アイテムは一元化できるものを使う
よく中堅社員で陥るパターンですが、時間管理が大切とわかり頑張って実践を始めます。ただ、一元管理できない人だったりします。
どういうことかと言うと、アウトルックで時間管理したり、手元の手書き手帳で書き留めたり、スマホを屈指して時間管理してみたり……。
どうでしょう、自分かもと思い当たる節はありませんか。せっかく時間管理するなら、一元管理が基本です。
あれこれまたがるような時間管理は、漏れや俯瞰して見れなかったりするので改めたほうがいいでしょう。プロジェクト毎にアイテムが違うこともあるかと思いますが、特別な事情がない限りは一元化が鉄則です。
最後に
時間管理って大事だなと少しでも思って頂けましたでしょうか。まずは、気付いて振り返ることから始めるのが大事です。読んでいつかやろうと思った人は、きっといつかはいつかでしかありません。ぜひ、明日から取り組んでみてください。
忙しいから週末にやろうっと。そう思う人は、それはきっとになってしまうので、ぜひ明日から洗い出しを1つずつでもいいので、書き出してみてください。
習うより慣れろです。やってみれば大したことありません。でもやるやらないでは大きな違いです。
リフレッシュする大切な時間も忘れずに作りましょう。そしてそれがご褒美タイムとしてリセットされ、毎朝脳がスッキリするような生活を送りましょう。
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