多くのビジネスパーソンが日々の仕事を効率化させるために様々な工夫を凝らしていることでしょう。人によっては自分なりに最適化したビジネスツールを自作しているというケースさえ今では少なくありません。

ですが、誰にでも簡単に操作できて仕事のパフォーマンスを劇的に改善してくれるのが、いわゆる『タスク管理アプリ』と言われるものでしょう。特別な知識がなくても誰でもパソコンやスマホにインストールするだけで使うことができますし、効果のほども多くの人が実証しているものがネット上にはたくさんあります。

そこで今回はあなたの仕事の生産性を劇的に向上させてくれるであろう『タスク管理アプリ』を厳選して紹介します。

 

WaWaOffice(ワワオフィス)

法人向けの代表格?

出典:boxil.jp

タスク管理と聞いてまずは思い浮かぶのが、いわいる『ToDoリストアプリ』でしょう。ごく単純なシステムのものから、非常に複雑なTo Doリストを作成できるもの、あるいは月毎のカレンダーと同期させることのできるものまで多種多様なアプリが開発されています。

そんななかでも特に「拡張性」という点に強みをもつのが、いわゆるグループウェアの代表格ともいえる『WaWaOffice(ワワオフィス)』でしょう。基本的には法人向けのクラウドサービスであり、たくさんの企業で導入されているアプリです。

企業内で使われることが前提となっているため、基本的な「TO DOリスト」に関する機能もさることながら、企業内LANを使用してのスタッフ同士の情報共有のしやすさや効率的なコミュニケーションを実現するための機能の充実に重きが置かれている印象です。

当然、それなりの人数で使用することを前提にしているアプリですから一人や数人でリストを確認する際など場合には、ここまで大掛かりなアプリを使う必要はないと言えなくもありません。

 

機能拡張に目を向けるなら

ただし機能自体はとてもシンプルなものが多く、利用者のニーズに従って独自にカスタマイズが非常にしやすいのが特徴ですから、後々利用者の増加が想定される個人事業や少人数の会社でも導入しておいて損はないでしょう。

オプション機能も充実しており、ワークフロー「WaWaFlow」やデータベース「WaWaD-Be」などとも連携させることができます。ですから、利用者が自らのニーズをしっかりと理解し、機能を必要としているかを事前に明らかにしておくことが必要でしょう。

また、データの容量をあまり必要としていなかったり、あくまでも基本的な利用だけというのであれば、機能を限定して安く導入することも可能なようですから、それぞれのニーズに合わせて最適なシステムを導入することをおススメします。

より詳しい機能について知りたい人は、以下で資料をダウンロードしてみてください。

https://www.wawaoffice.jp/inquiry/siryo/form.html

 

Wunderlist

同期がカンタン!そして早い!

出典:www.wunderlist.com

続いてiPhoneやiPadなどのモバイル機器でタスク管理をしている方におすすめなのが
『Wunderlist』です。モバイルでタスク管理・プロジェクト管理といえばこのアプリを思い浮かべる人も多いのではないでしょうか?

それぐらい有名なタスク管理アプリであり、こちらは少人数でチームを組んでプロジェクトを運営する際に大きな力を発揮するソフトです。当然PC用もアプリがあり、同期も簡単にできます。

特に他のアプリと比較しても初回のみログインすれば、後から何度もログインしなおす必要がないのが地味に魅力だったりします。当然WindowsでもMacでもアプリが存在しますから、それぞれの機器を連携させるのに手間取ることはありません。

そして何よりも動作が非常に快適であり、アプリを立ち上げてすぐにメモをしたり、タスクの設定や削除がすぐにできるようになります。必要事項をすぐに書き込んだり、さっさと用件をスケジュールに組み込んで次の作業に入りたいという人にはまさにうってつけのアプリといえるでしょう。それくらい動作が早いです。

 

プロジェクト管理も楽にできる

そしてタスク管理だけでなくプロジェクトを管理するうえでも『Wunderlist』は非常に役に立ちます。

特に複数人で回していくプロジェクトの場合、一つひとつのタスクごとに違ったメンバーが担当するのはよくあることでしょう。それをアナログな方法で管理するとなると、それぞれのタスクを書き出してそこにメンバーの名前を入れて・・・といったふうに、地味に時間がかかる作業を求められることになります。

ですがこのアプリを使えば、それぞれのタスクごとにメンバーの追加や除外が簡単にできますし、それぞれの担当とデッドラインの設定が一目でわかるようにすることができます。いずれも全くといっていいほど時間がかかりません。その後の進捗管理も楽にできてしまいます。タスクにコメントをつけることもできますから、メンバー間でのコミュニケーションも円滑にすることができます。

さらにそれぞれのタスクに必要な資料や画像なども簡単にストックしておくことができますから、これ一つでプロジェクト管理のほとんどの面をカバーすることができるのです。

 

情報のインプットにも◎

さらに情報自体のインプットに関して大きな力を発揮するのが『Wunderlist』といえます。

利用者のメモがすぐに他の利用者と共有することができるのは当然として、Google Chromeの機能を利用すれば、なんと利用者のメールや参考資料(Wikipediaなど)に載っている情報をどんどん保存していくことができるようになります。

これはネット記事の執筆などをしている人には特に嬉しい機能で、参考文献や参考記事などをアプリ上に残しておけば、必要に応じてすぐに参照することができ非常に便利ですし、それを他の執筆者とすぐに共有することができるのです。

参考画像やデジカメなどで撮影した画像もストックしておくことができますから、利用者間で「あの資料(画像)どこ行った?」というような不毛なやり取りを防ぐことにも繋がるでしょう。

まさにタスク管理・プロジェクト管理に最適なアプリだといえます。

 

Trello

付箋感覚で使えるツール

出典:trello.com

こちらもタスク管理やプロジェクト管理といえば「Trello」と言われるほど有名なアプリです。

このアプリを一言でいえば付箋感覚でタスク管理ができるアプリということになるでしょう。このアプリ自身も『みんなでなんでも視覚的に整理する無料ツール』として紹介されています。

私たちが日頃しなければならないことや作業内容を付箋にメモして張っておくように、このアプリでも一つひとつのタスクを「カード」に格納して登録するというプロセスが基本となります。それらをコルクボードに張っておくような感覚で管理していくのです。

これも『Wunderlist』同様、PCではブラウザから利用することができますし、モバイル版もiosとAndroidでそれぞれアプリが存在しますので、誰でも簡単に利用することができるでしょう。出先でも簡単に情報の更新ができます。

 

チームで共有も可能

そして情報を「貼った」ボードは付箋をどんどん増やしていくように無制限に作っていくことができ、さらにタスクの進捗に合わせてそれらを「To do(未着手)」「Doing(着手中)」「Done(終了・確認待ち)」といったリストに振り分けていくことができますから、複雑なプロジェクトでも管理していくことができるでしょう。カード自体もドラッグ&ドロップで簡単に移動可能です。

当然、これらはチーム間で共有することができます。たとえ外部の人であっても登録さえすれば一緒に使うこともできますから、めまぐるしくメンバーの入れ替わるプロジェクト管理でも効果を発揮してくれるでしょう。たとえタスクの締め切りを過ぎてもメールでお知らせしてくれる機能もついているので安心です。

 

Omni Focus(オムニフォーカス)

チェックリストを突き詰めるとこうなる?

出典:computers.tutsplus.com

『Omni Focus(オムニフォーカス)』はオムニ社が開発しているタスク管理アプリです。プラットフォームはMacOS X、iOS用に開発されています。海外のアプリなのではじめはとっつきづらく感じるかもしれませんが、慣れてくると非常に効果的にタスク管理やプロジェクトの管理をしていくことができます。

利用者の考えや思考によって様々な使い方ができ、常に自分にとって「最適」な使い方を模索することによって高パフォーマンスを実現することができるという、まさに高機能アプリを地で行くような特徴があるのです。

その機能は他のアプリに類を見ないほど多種多様なものがあり、長い間使っている人でもその機能をあまり把握できていない場合もあるほどです。

当然、タスク管理にもプロジェクト管理にもうってつけで、特にプロジェクトは階層化することもでき、それぞれにデッドラインと手段の設定ができたりと多種多様な使い方ができるようになっています。

 

「GTD手法」を目指したツール

ちなみにこのアプリを利用するうえで「GTD」について理解しておくことで、基本的な目標達成までのワークフローの管理手法をこのアプリを利用しながらスムーズに身につけることができます。何故なら『OmniFocus』自体がGTD用に作られたものだからです。

「GTD」とは、デビットアレン著『GettingThingsDone(ストレスフリーの整理術)』の中で提唱されている管理手法メゾットの呼び名であり、頭文字をとって「GTD」と呼ばれている手法です。

詳しい説明は省きますが、ごく簡単にいえば私たちの「気になっていること」を明らかにし、それを具体的に「するかしないか」をはっきりさせることによってパフォーマンスを改善しようとする手法のことです。

そして「すべきこと」を実際にプロジェクト化していくのですが、それをフローチャートによって整理していくのです。それによって普段気になる事柄に悩まされて仕事の生産性が落ちてしまっている人でも、目の前の仕事に集中できるようになるというわけです。

このメソッドを簡単かつ正確にこなすことを目指して開発されたのが、この『OmniFocus』というわけです。あなたもこのアプリを使いこなすことで脳の状態がクリアになり、仕事の効率を高めることができるようにもなるでしょう。

 

Focusbooster

タスク管理の秘訣は「時間」をしっかりと管理すること

出典:www.addictivetips.com

最後にタスクをこなすために必要となる「時間を管理する」ためのアプリを紹介します。その名は『Focusbooster』といいます。

これは常に「時間の経過」を意識しながら仕事をすることができるタイムマネジメントアプリといえます。集中して決まった時間に一つの仕事をこなすには最適でしょう。

人によっては「それだけ?」と思われるかもしれませんが、実際にこれを使って仕事をしてみると、普段どれだけ自分のタスク作業に無駄があるかも自覚することができるでしょう。特に集中力が切れやすいという人は導入して欲しいアプリです。

常に聞こえてくる「カチ、カチ」という音は、私たちの集中力が切れた時や他のことが気になってしまって仕事の手が止まったときも容赦なく鳴り続けますから、否が応にも自分がどれだけの時間仕事以外のことをしてしまっていたかを理解させられてしまうのです。

そのため時間がいかに有効かということを強く教えてくれるアプリといえるでしょう。集中力が切れやすく、物事になかなか集中できないという人はぜひ導入してみてはいかがでしょうか?フリーアプリですから、誰にでも気軽に使うことができます。

 

まとめ

いかがでしたか?巷にタスク管理に関するアプリは本当にたくさんありますが、特に仕事のパフォーマンスを上げてくれるであろう優良アプリを厳選してみました。

この記事を参考にして、ぜひ気に入ったアプリを導入してみてください。きっと驚くほど仕事の効率がアップするはずです。

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