できる人のスケジュール管理術。時間作りのコツと便利ツール

学生まではなんとなくでも与えられた時間割に基づいて行動し、テストをし、結果が成果として進級や卒業というタイトルに繋がっていましたよね。
社会人になって、スケジュール管理につまづいてしまう人がけっこう多いです。
いや、社会人20年経った人でも、実は、なんとなくで過ごして来て、振り返られていないそんな人もいるかと思います。

今回は、スケジュール管理について、ご紹介しますので、少しでも気になる方法やこれならできそうなんてのがありましたら、ぜひ今日から実行してみましょう。
スケジュール管理をし始めると、必ず立ち止まってしまい、答えが出ないアナログ・デジタル管理についても触れていきますので、ぜひご参考くださいね。

そもそもなぜスケジュール管理するのか

当たり前過ぎたり、忙しすぎてあまり考えたことがなかったかもしれません。
スケジュールを管理することがなぜ必要なのでしょうか。

社会人たるもの締切厳守。信用失墜も。

社会人になって、会社から給料を頂いている以上、皆さんは何かしらの締切制約の中で日々、活動していると思います。初めての職場ではない限り、大体の流れの中で、日々の業務をしていますよね。
もし、何かしらの締切期日を守らなかったら、どうなるでしょう。
あなただけの責任でしょうか。会社として失墜することになるのでしょうか。
責任における、ダメージは、それぞれの業務内容によりますが、少なくとも社会人でいる以上、締切が守れないと、信用を失墜することは、間違いありません。
自分というブランドがあっという間に崩れていく瞬間です。

効率的な自分になれる

スケジュール管理をするとなると、自分自身と向き合い、ある程度逃げ場のないところで自己との闘いになるわけです。
そうなると、時間が有限の中で、いかに短時間で仕上げるか考えると、それは結果として効率的な自分にブラッシュアップされていきます。

スケジュール管理するには

スケジュール管理する理由がわかったところで、次にどうやって自分と向き合っていけばいいのかという問題にぶつかりますよね。

まずは、「時間」ではなく「行動」で振り返る

どうやっての部分を純粋に分単位に行動できる「できるヤツ」スケジュールを作る人が意外といます。
皆さんは、ぜひ「時間」で振り返るのではなく、過去分をまず、「行動」で振り返ってみてください。思わぬ自分に気付くことができたりします。
例えば、午前中は、メールチェックが多く、アイドルタイムは常にアウトルックを開いていて、メールを待ち構えている傾向があるなんてことに気付いたとしましょう。意外と、二日酔いだからとか、気分が乗らない、重い仕事ばかりで逃げたいなどの理由から、メールで仕事をやってる風に見せている人、ドキッとしたりしませんでしたか。
「行動」を読み解いていくと、適正な時間が算出されてきます。

時間割表のように、見える化する

当たり前ですが、見える化が大事なポイントです。
誰かに見せるつもりはなくても、頭の中のスケジュールややることリストを一度見える化してみましょう。
年・月・週・日単位で、見える化できると、後々チームワーク作業においても、良い傾向が出て来ますので、ぜひ、一度この作業をやってみることをオススメします。

スキマ時間を作る

自分はロボットでなければ、時間通りに日々業務が終わるなんてことも、そんなにあったことはないと思います。
イレギュラー含め、リカバリーできるまたは、考えられるそんな「スキマ時間」を必ず入れるようにしましょう。
客先アポなども、訪問時、多少多めに時間を確保しておくのが、電車遅延なども想定した動きが取れますので、見直してみましょう。

5時間稼働で計画。午前2時間、午後3時間

先ほども書いていますが、時間は有限です。
一般的な営業時間がベースですが、5時間稼働で1日を過ごすつもりで、スケジュールを組むのが、適切です。ぜひ、自分はできているかチェック頂きたいです。
打ち合わせなど自分ではコントロールできないこともありますよね。
スキマ時間も踏まえたりすると、午前2時間、午後3時間が自分の時間と思って、スケジュールを作るようにしてみましょう。
その時間内でできなかった場合、理由はなにかも考えていくと、次への改善へ繋がります。イレギュラー案件か、チームワークか、自分にしかできないか、なぜ時間がかかったのか、など。

アナログ・デジタル

スケジュール管理は、アナログかデジタルかは、皆さんの置かれている環境により、使い勝手のいいものでやるのがベストです。
ただ、私のオススメは、ハイブリットです。
デジタルの良さは、やはり、お知らせ機能ですよね。
アラーム機能や繰り返し機能など、優れた機能は、デジタルに頼るべしと思っています。
アナログを使いつつ、デジタルもとなると抜け漏れが出やすいですよね。
しっかり、そうならないように、アップロードの曜日や時間を決めて、ルーティン化することが望ましいので、ぜひ実践してみましょう。

便利なスケジュール管理ソフト

おすすめはGoogleカレンダー

スケジュール管理ではGoogleカレンダーというGoogle社が提供しているアプリケーションがおすすめです。Googleが提供しているGmailやGoogleドライブなどと連携することもでき、スマホやタブレットなどデバイスの制限なく使用することもできます。

大企業でもGoogleカレンダーを使って社員のスケジュール管理を行なっているところがあるくらい使い勝手がよく、便利なアプリケーションと言えます。

まとめ

スケジュール管理は、まず「忘れっぽい」自分を自覚することから始まります。
忘れないために、どうやって管理していこうか、信頼され続けるために、どうデジタル要素を取り入れていくかなどを書き出して、振り返る。
これらの自分に向き合ってこそ、よりスケジュール管理が強固になっていきます。
ぜひ、イマの自分を知るためにも、始めてみませんか。